Utilisez la fonction de rendez-vous en attente pour confirmer manuellement tous les nouveaux rendez-vous créés via le formulaire de réservation par les clients.
Par défaut, tous les nouveaux rendez-vous sont immédiatement approuvés (confirmés) pour les clients (vous pouvez toujours annuler et même supprimer les rendez-vous approuvés bien sûr).
Si vous souhaitez que les rendez-vous créés soient en attente, accédez à Paramètres > Rendez-vous > Statut de rendez-vous par défaut .
Expérience client
Avec la fonctionnalité de rendez-vous en attente activée, vos clients peuvent recevoir deux séries de notifications après avoir effectué leur réservation :
Juste après la réservation , informez-les que leur demande a été reçue et qu’ils seront contactés pour confirmer le rendez-vous réservé (voir Notification au client concernant un rendez-vous en attente > Notifications par e-mail/SMS).
Un peu plus tard, lorsque vous approuvez la réservation depuis votre panneau d’administration, en les informant de la réservation confirmée (voir Notification au client concernant le rendez-vous approuvé > Notifications par e-mail/SMS).
Si vous utilisez le paiement en ligne , le client aura toujours été facturé au moment de la réservation, mais vous pourrez toujours utiliser le montant payé comme acompte pour les rendez-vous futurs ou transférer manuellement l’argent.
Installation et utilisation
1. Activez la fonctionnalité dans Paramètres > Rendez-vous > Statut de rendez-vous par défaut .
2. Dans la section Apparence, choisissez l’onglet correspondant à la dernière étape du processus de réservation et mettez à jour le libellé (par défaut, il indique que le nouveau rendez-vous est confirmé) informant le client que le rendez-vous doit encore être examiné par l’administrateur de l’entreprise et que le client recevra une notification dès que cela se produira.
. Configurez des notifications par e-mail et/ou SMS pour les deux étapes du processus de réservation :
a) Notification au client d’un rendez-vous en attente ;
b) Notification au client d’un rendez-vous approuvé.
Laissez le personnel approuver leurs nominations
Des e-mails automatiques concernant les nouveaux rendez-vous en attente peuvent être envoyés au membre du personnel concerné, y compris un lien qui confirmera, rejettera ou annulera automatiquement un rendez-vous lorsque le destinataire cliquera dessus dans l’e-mail.
Vous trouverez les codes juste en dessous de la fenêtre d’édition des e-mails dans les notifications par e-mail :
{approve_appointment_url} – un lien permettant au personnel d’approuver un rendez-vous en attente.
{cancel_appointment_url} – un lien permettant au personnel d’annuler un rendez-vous.
{cancel_appointment_confirm_url} – un lien permettant au personnel d’annuler un rendez-vous avec confirmation.
{reject_appointment_url} – un lien permettant au personnel de rejeter un rendez-vous.
Une fois que votre personnel clique sur le lien, le statut du rendez-vous dans le calendrier C Ma Résa passera de « en attente » à celui choisi par le personnel.
Dans Paramètres > Paramètres d’URL , définissez les URL des pages qui seront affichées au personnel après l’approbation, le rejet et l’annulation d’un rendez-vous.